Dokumenter som inngår i personalsaker er underlagt bestemmelsene om journalføring og arkivering. Det er ikke nødvendig at personalarkivet periodiseres like ofte som resten av det administrative arkivet jfr arkivforskriften § 3-12. Personalarkivet er en egen arkivdel og vi har en arkivsak pr. ansatt.

Forholdet saksarkiv - personalarkiv

Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår flere ansatte oppbevares i saksarkivet. Eksempler på saker som gjelder flere ansatte kan være generelle saker vedrørende opplæring, arbeidsmiljø, referat fra personalmøter eller rundskriv fra virksomheten som sendes til flere ansatte.

Eksempel på sakstittel i Websak som gjelder flere ansatte:

PERSONALFORVALTNING – BYGG OG EIENDOM

Saker som gjelder den enkelte ansatte oppbevares i personalarkivet. Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiver (dobbelarkivering).

Saksbehandling kan også deles mellom personal- og saksarkiv. Eksempel på dette er attføringssaker, hvor innkalling til møte mm registreres/ arkiveres i saksarkiv, og vedtak i attføringsutvalget registreres/ arkiveres i personalmappen til den det gjelder. For forhandlingsutvalget er det en sak i saksarkiv som inneholder korrespondanse vedr. forhandlinger, resultatet fra forhandlingene registreres/ arkiveres i den enkeltes personalmappe.

Forholdet personalarkiv - personalmappe

Personalarkivet består av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og kommunen. All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen.

Eksempel på sakstittel i Websak som gjelder en ansatt:

Linje 1: PERSONALMAPPE

Linje 2: OLSEN OLE (denne linjen er skjermet)

Personalregister

Alle virksomheter plikter å ha et personalregister med ajourførte opplysninger om alle ansatte. I Strand finnes oversikten i lønnssystemet, ERV. Registeret er unntatt fra konsesjons- og meldeplikt, forutsatt at det ikke inneholder opplysninger som er nevnt i forskrift til personopplysningsloven §7-16. Det er bevaringspåbud for personalregister.

Tilsettingssaker

Innhold
Tilsettingssaker arkiveres i saksarkivet. Følgende dokumenter registreres og arkiveres i tilsettingssaker:

• Eventuell forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen
• Eventuell korrespondanse med konsulentfirma
• Stillingsannonsen
• Søknader
• Utvidet søkerliste
• Brev til uttaleinstanser og svar fra disse
• Tilsettingsvedtak
• Brev med stillingstilbud og kontrakt
• Avslagsbrev

Journalføring
Hver tilsettingssak defineres som egen arkivsak i saksbehandlingsprogrammet. Dersom en person søker på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettingssakene.

Søknader på en stilling unntas offentlighet inntil søknadsfristen er gått ut (midlertidig sperret XX-3)

Overføring til personalmappe

Når vi mottar akseptert tilsettingskontrakt skal den registreres i en personalsak. Som vedlegg til aksepten kopiere arkivet søknad, tilbudsbrev og ansiennitetsskjema fra tilsettingssaken til personalsaken. Søknad, tilbudsbrev og ansiennitetsskjema blir da liggende elektronisk i to arkivdeler.

Arkivering

Saksbehandler sin oppgave:

• Papirmappene til ansatte blir liggende i arkivskap på Personalavdelingen inntil de slutter, men det skal ikke legges oppi nye papirdokumenter etter 1.1.2013.
• Når den ansatte slutter meldes det inn elektronisk til arkivet via Websak.

Arkivet sin oppgave:

• Sjekker om den ansatte har flere saker i Websak og avslutter disse.
• Sjekker om det tidligere er arkivert papirmappe i bortsettingsarkivet og arkiverer eventuelt papirene i ny periode.
• Det tas ut journaloversikt fra sak opprettet etter 1.1.2013 som arkiveres sammen med papirmappe.
• Oversikt over avslutta personalmapper på papir registreres i excel.
• Ansatte som ikke har vært ansatt før 1.1.2013 har kun elektroniske dokumenter. Saken påføres kassasjon og avsluttes med status A.
• Sjekker excelark om den ansatte som har ny personalmappe etter 1.1.2013 i tillegg har papirmappe i bortsettingsarkiv. Legg eventuelt kopi av journaloversikt fra Websak i den gamle papirmappen. Papirmappen blir arkivert i den opprinnelige arkivperioden.

Avslutting

De elektroniske personalmappene avsluttes når saksbehandler har valgt merknad ØA (ønskes avsluttet) og lagt inn en merknad. Enten "Kun elektronisk" (gjelder ansatte som ikke har papir i tillegg) eller "Personalmappe på papir oversendt arkivet"

Bevaring/kassasjon
Søknader til personer som ikke blir ansatt kasseres etter 5 år.

Unntak: Alle søknader til ledende stillinger bevares. Dette gjelder stilling som rådmann, kommunalleder, virksomhetsleder og stabsleder (personalsjef, it-sjef, leder politisk sekretariat, økonomisjef, HMS-sjef).

Personalmapper

Innhold
Dokumentene journalføres i en sak på hver enkelt ansatt. Se punkt om forholdet personalarkiv - personalmappe ovenfor.

Politiattester - se egen rutine.

Dokumenter som skal bevares:

• Søknad med cv, vitnemål og attester (overført/kopiert fra tilsettingssak)
• Tilbudsbrev og akseptert kontrakt
• Undertegnet taushetserklæring
• Dokumenter vedr pensjonsforhold og lønnsplassering
• Vedtak om yrkesskade
• Redusert arbeidstid
• Særskilte avtaler i arbeidsforholdet
• Permisjoner over 12 dager
• Ansiennitetsberegning
• Tildelte hederstegn
• Kompetansegivende kurs og opplæring
• Attføringssaker
• AKAN-tiltak
• Dokumenter knyttet til en "personalsak"
• Oppsigelse-/avskjedsbrev
• Sluttintervju
• Sluttattest

Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold kan oppbevares i permer. Disse dokumentene skal ikke registreres i Websak.

Dokumentene makuleres slik:

Etter 10 år:

• Ferier
• Reiseregninger, reiseforskudd
• Egenmeldinger og sykemeldinger
• Lønnsutbetaling, lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver
• Underbilag til lønn: Timelister og overtidslister
• Lønnstrekk til fagforening
• Bilgodtgjøring, telefongodtgjøring

Kasseres så snart det anses forsvarlig utfra saksbehandlingen:

• Skattekort

Oppbevaring og innsyn i personalmapper

Personalmapper på papir må låses ned når disse ikke er i bruk. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper. Det er viktig at personalsaker i saksarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte.

Opplysninger og saksdokumenter må ikke være tilgjengelig for uvedkommende. Personalavdelingen skal sørge for at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler.

Ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv, men dette gjelder ikke nødvendigvis alle dokumentene og opplysningene. For eksempel har ikke den ansatte krav på å se opplysninger som det av helsemessige årsaker må anses utilrådelig at vedkommende får kjennskap til.

Også andre forhold som den ansatte av særlige grunner ikke bør ha kjennskap til kan skjermes, for eksempel vurdering om vedkommende som er gitt av andre. For å sikre dette skal personalavdelingen alltid se gjennom personalmappen før den ansatte selv får se den. Den generelle innsynsretten som ansatte har i egne saker, er regulert i forvaltningsloven og forvaltningslovforskriften.

Ledere har innsynsrett i dokumenter som gjelder for underordnede og som har relevans for personaladministrativ saksbehandling. Henvendelse om innsyn i personalmappe skal rettes til personalavdelingen.

Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper. Henvendelser om innsyn i dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling rettes til personalavdelingen via rådmannen.

Bortsetting
Mapper på sluttet personale skilles ut og settes bort til fjernarkivet en gang i året. Bortsetting skal foregå i ordnet stand etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern være ivaretatt etter gjeldende bestemmelser.

Sikkerhet
Personalopplysninger skal oppbevares på en betryggende måte. Personalmappene opprettet før 2013 (papir) skal oppbevares i låsbart arkivskap adskilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper.

Personalmapper på papir som brukes av personalavdelingen skal ikke være tilgjengelig for andre ansatte. Mappen oppbevares i låst skap når kontoret forlates.

Elektroniske personalmapper graderes med P-3 som kun Personal- og dokumentavdelingen og ledere har tilgang til. Ledere får tilgang til personalmappene etterhvert som de har behov for tilgang.