Postrutiner – kommunale barnehager i Sola

All post til kommunale barnehager i Sola leveres til Sentralarkivet i Sola kommune for åpning, videreformidling og registrering i Sola kommunes saksbehandlersystem.

Elektronisk post (e-post) til barnehagene skal gå gjennom et sentralt e-postmottak. E-posten blir overført til saksbehandlersystemets postmottak og registrert i journalen.

Personlig levert post og e-post sendt til saksbehandlers private e-postboks. Det er saksbehandlers ansvar at denne umiddelbart blir sent til sentralarkivet (postmottaket) for registrering i journalen.

Åpning og sortering

Personlig adressert post som er merket ”personlig” eller ”privat” fordeles uåpnet.

Arkivuverdig post skilles ut og fordeles uten registrering.

All annen post åpnes og vurderes for registrering i saksbehandlersystemet. De datostemples mottatt.

Ved journalføring blir de påført journalstemplet med nødvendig informasjon og knyttet til sak i saksbehandlersystemet.

Dokumenter som gjelder barnehagebarns forhold registreres i egen arkivdel i saksbehandlersystemet. Ut fra dokumentets karakter vurderes hjemmel for unntak fra offentlighet i henhold til lov og forskrifter.

Annen post registreres i saksarkivet.

Rutiner for registrering og gjennomsyn – se Postrutiner for sentralarkivet.

Saksbehandling / utgående post.

Saksbehandler mottar journalført post elektronisk via ESA WEB. Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og eventuell gradering og skjerming er ført på dokumentene. (Se egen rutine for gradering og avskjerming av utgående brev i ESA WEB – se spesialrutiner.)

Saksbehandler besvarer innkommende journalposter. Dokumenter som ikke skal besvares, avskrives med kode.

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.

Saksbehandler oppretter utgående dokument i ESA WEB ved å registrere adressat, overskrift, eventuelle unntak fra Offentleglova. Opplysningene overføres automatisk når saksbehandler oppretter et Word-dokument.

Journalstatus settes til R = Reservert / konsept. Tekstdokumentet har status B = under behandling.

Når dokumentet er ferdig, det vil si underskrevet og eventuelt godkjent og klar for utsendelse, endrer saksbehandler status på tekstdokument og eventuelle vedlegg til F = ferdig.

Status på journalposten settes til E = ekspedert.

Avsender / mottaker

Dokumentinnhold

Brevets dato

Arkivkode

Ekspedisjonsdato og avskrivningsmåte

Deretter settes journalstatus til A = avsluttet.

Saksbehandler er ansvarlig for at brev som sendes ut fra barnehagene, følger vanlige framsendingsprosedyrer.

Avskrivning:

Alle inngående dokumenter og interne notat skal avskrives med opplysninger om når og hvordan behandling har skjedd.

ESA WEB er organisert slik at saksbehandling og svar på henvendelse kan skje fra systemets ”forside”. Under mottatt post har saksbehandler alle ”linker” til riktig behandling av henvendelsen basert på hvilken rolle saksbehandler har.

Under mottatt post framkommer alle journalposter hvor mottaker er saksbehandler. Det krever at saksbehandler enten lager svar eller avskriver med kode. Er saksbehandler mottaker (på notat type N), kreves det at en lager svar eller avskriver med kode.

Er saksbehandler kopimottaker eller mottaker (på notat type X) krever systemet at en åpner tekstdokumentet / journalposten og velger "Lest, jeg skal ikke håndtere oppgaven" etterpå.

Skal saksbehandler

, blir det inngående brevet automatisk avskrevet av det utgående.

Skal saksbehandler

velges dette alternativet, og riktig kode for avskrivning velges under ”avskrivningsmåte”. Riktig avskrivning kan være for eksempel TO = til orientering, eller TLF = besvart pr. telefon.

Sentralarkivet sender jevnlig ut Restanselister til saksbehandler over dokumenter som ikke er avskrevet (behandlet) i saksbehandlersystemet.

Det påhviler den enkelte saksbehandler å sørge for at restanselisten til enhver tid er så liten som mulig og at antallet aktive saker ikke er større enn påkrevd til enhver tid av hensyn til saksbehandlingen.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV

Sentralarkivet betjener utlån og registrerer utlån i saksbehandlersystemet.

Status på saksnivå endres til B = under behandling og saksbehandler initialer fylles ut i rubrikk for utlån.

Bare saksmapper og ikke enkeltdokumenter lånes ut. Enkeltdokumenter kan kopieres til saksbehandler.

Utlånt saksmappe leveres tilbake til sentralarkivet snarest mulig etter ferdigbehandling.

Sakens dokumenter skal alltid holdes samlet og i den rekkefølge de finnes i saksmappen ved utlån. Utlånt saksmappe må aldri deles, og saksdokumenter må ikke fjernes fra saksmappen eller tilføres annen sak. Sammenblanding av dokumenter i forskjellige saksmapper skal ikke forekomme.

Dersom utlånt saksmappe videreleveres til en annen saksbehandler, skal sentralarkivet ha beskjed om dette og registrere nytt utlån.

Ved tilbakelevering av utlånt saksmappe, slettes utlånsregistreringen og sakens status endres til A = Avsluttet og arkivert.

ARKIVLEGGING

Sentralarkivet kontrollerer ferdigbehandlet saksmappe og fjerner overflødige kopier, arkivfremmed materiale (plastomslag / binders og lignende) samt kontrollerer mot journalen at sakens dokumenter samsvarer med registreringene. Skal saken avsluttes endres sakens status til A = avsluttet og arkivert.

Kopibok: Fra 2004 er det ikke lenger nødvendig med kopibok for dokumenter registrert i saksbehandlersystemet (ESA WEB). Kopibok for delegerte vedtak opprettholdes som tidligere ved å arkivere kopi av utgående brev etter delegasjonsnummer.

Kopibøkene er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting.

JOURNALUTSKRIFTER

Offentlig journal: Journalen legges ut på kommunens hjemmesider den påfølgende dag. Tekstdokumenter legges ikke ut sammen med journalen.

Rutine for arkivering av mapper for førskolebarn

For å kunne dokumentere tiltak iverksatt for enkelte barn i barnehagene, hvordan de er blitt gjennomført og i ettertid kunne gi inn innsyn, samt etterprøve de vedtak som er gjort skal det opprettes barnemappe for de førskolebarn dette gjelder.

I sak/- arkivsystemet opprettes det en arkivdel for førskolebarn. Førskolebarna opprettes som objekter i arkivdelen ved behov.

Objektene i arkivdelen ordnes etter navn og fødselsnummer. Ordningsprinsippet er navnet med fødselsnummer i tillegg.

Nye saksmapper på førskolebarn opprettes av sentralarkivet i arkivdel Førsk14.  Alt som registreres etter 1. januar 2014 skal registreres bare elektronisk, mens ”historiske” mapper (før 1. januar 2014) er lagret elektronisk og kopi lagt i barnets mappe. Mapper på barn som slutter i barnehagen, pakkes og overføres til depot på rådhuset eventuelt på Interkommunalt arkiv.

I arkivdelen på det enkelte objekt skal alle arkivverdige dokumenter som gjelder det enkelte førskolebarn arkiveres. Saker av generell art, saker som gjelder barnehagen som sådan og saker som gjelder grupper av barnehagebarn arkiveres i sakarkivet.

Lister over barn i barnehagen må leveres sentralarkivet for skanning snarest etter oppstart av nytt barnehageår. Eventuell oppdatert liste pr. 1 juni året etter. Det opprettes felles sak for listene pr. barnehage med arkivkode A10.

Nedenfor følger en liste over saker som kan oppstå på det enkelte barn eller en gruppe barn. Listen er ikke utfyllende.

Tilganger

Det er kun ansatte med tjenestelig behov som gis tilgang til sakene for førskolebarn, styrer, pedagogisk leder og ressurspedagog må ha tilgang til de barna de har ansvar for.

Tilgangsbegrensing mellom barnehagene styres ved hjelp av "administrativ enhet" i

sak/- arkivsystemet.

Systemeier er den med øverste ansvar for bruken av sak-/ arkivsystemet. Systemeier har det

overordnede ansvaret for tilgangsstyring i arkivet for førskolebarn. Systemeier har rettighet til å tildele tilganger til andre etter behov. Denne rettigheten kan systemeier velge å delegere til andre.

Når behovet ikke lenger er til stede, skal tilgangen fjernes. Begrepet behov skal i denne

sammenheng ikke tolkes generelt.

Systemansvarlig for ESA WEB definerer lese- og skrivetilganger. Man må her ha oversikt

over hvilke dokumenter man får tilgang til.

Innsyn

Krav om innsyn i en arkivsak for førskolebarn behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§18-20, og etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Foresatte har som hovedregel rett til innsyn i sin barnets saksmappe.

Ved vurdering av innsyn bør virksomheten motta skriftlig henvendelse fra foresatte/fullmektig. Innsyn bør skje i oppbevarende virksomhets lokaler. Virksomheten kan på forhånd oversende saksliste hvor innsynsbegjærer kan krysse av for hvilke saker det ønsker innsyn i.

Flytting til annen barnehage

 Saksmappene for førskolebarn i kommunen regnes som organspesifikke mapper, og kan dermed følge barnet ved flytting til annen barnehage i kommunen.

Dokumentasjon i mappen vil i all hovedsak unntas etter § 13 i offentlighetsloven og § 13 1.1edd i forvaltningsloven.

Ved flytting til barnehage i annen kommune, avsluttes saken. Den fysiske arkivmappen skal ikke leveres ut til den nye barnehagen. Den aktuelle barnehagen kan derimot få kopi av dokumenter, dersom foreldre eller foresatte gir sitt skriftlige samtykke.

Sikkerhet

 Sikkerhet for personopplysninger reguleres av personopplysningslovens §§ 13 og 14 om

informasjonssikkerhet og internkontroll. Personopplysningsforskriften kap. 2 inneholder

lovens sikkerhetsbestemmelser. Bestemmelsene gjelder for behandlinger av

personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske hjelpemidler.

Ved behandling av sensitive personopplysninger er det strengere krav til behandlingen enn

om man behandler andre personopplysninger.

Sensitive personopplysninger er definert i § 2 i pol som, rasemessig eller etnisk bakgrunn,

eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, et en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt

eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold og medlemskap i

fagforeninger.

- Sensitive elevopplysninger skal ikke lagres på flyttbare medier eller på styrers pc eller på andre måter som utgjør en sikkerhetsrisiko

- All pålogging til nettverket skal skje via barnehagen. Det skal ikke være muligheter for pålogging hjemmefra eller fra andre steder.

- IOP skal skrives i sak-/arkiv systemets sikker sone via barnehagens nettverk.

- Ved utskrift av saker som gjelder førskolebarn skal man være bevisst ved valg av skriver og utskriften skal hentes ut umiddelbart.

I henhold til lovverket skal man gjennomføre følgende:

-utarbeide sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi

• organisasjonens egne strategidokumenter

-foreta risikovurdering. Punktene nedenfor er eksempler, listen er ikke utfyllende.

• får man tilgang til system/dokument i eksternt nett? er det muligheter for
• uautorisert tilgang/rolle til systemet
• gis det uautorisert tilgang/rolle?
• lånes det ut brukerid/passord og maskin til andre?
• lagres det dokumenter på andre medier (screen print, usb, laptop osv.)?
• står maskiner -åpne/forlatt" for innsyn?
• hvem har tilgang til skanner område (mapper, maskin)?
• er det mulighet for uautorisert tilgang via klientmaskiner?
• blir dokumenter av sensitiv art utvekslet via e-post?
• er nedlasting av program/websider klarert med IT-tjenesten?
• er nettverksløsning klarert for rettmessige brukere, og er innstillingene sikkerhetsklarert?
• sendes utskrift til skrivere i egen virksomhet?

-sammenligne resultat fra risikovurdering med akseptabelt risikonivå

• det forutsettes at alle saksbehandlere følger sikkerhetsrutinene som er

utarbeidet og vedtatt

-iverksette sikkerhetstiltak

• tilgang til system/dokument mulig bare i internt nettverk (bak brannmur)
• autorisert tilgang/roller via leder og systemansvarlig(e)
• ikke vid tilgang til register i system
• alltid Sign on pålogging av Autoriserte personer inklusiv kursmaskiner
• dokumentasjon med § U0 blir automatisk stoppet med varsling av system
• varsling ved nedlasting av program/websider som ikke er klarert
• autorisert tilgang til skanner og skannermapper av arkivtjenesten/arkivleder
• nettverksinnstilling skal være satt opp slik at det ikke skal kunne forekomme

lagring på andre medier, også skrivere

-følgende sikkerhetsrutiner skal følges av saksbehandler

• utlån av brukerid/passord skal ikke forekomme
• ikke gå fra åpen maskin
• lagring av dokumenter på andre medier skal ikke forekomme.
• Personopplysninger skal kun lagres på server ikke lokalt på maskin

• ikke la utskrift ligge igjen på skriver

-dokumentere informasjonssystemet og informasjonssikkerheten

• kommunen må ha et system som sikrer at det man er pålagt i

personopplysningsloven utføres på best mulig måte. Man skal ha kjennskap til

gjeldende behandlingsregler, ha tilstrekkelig og oppdatert dokumentasjon for

gjennomføring av rutinene og ha denne dokumentasjonen tilgjengelig for innsyn.