|
Rutine for behandling av henvendelser om innsyn i dokumenter i forbindelse rettighetsdokumentasjon 1.0 Formål og anvendelsesområde Rutinen skal gi en oversikt for saksbehandlere i ulike enheter, sentralarkivet og depotarkivet om hva som er gjeldene rutiner ved registrering og behandling av henvendelser om innsyn og tilsending av dokumenter i forbindelse med rettighetsdokumentasjon og billighetserstatning. Rutinene skal anvendes ved henvendelser om innsyn og tilsending i dokumenter i forbindelse med billighetserstatning utstedt av Ås kommune. Alle henvendelser om innsyn i dokumenter i forbindelse med rettighetsdokumentasjon og billighetserstatning skal behandles og registreres kommunens sak og arkivsystem 2.0 Ansvar Arkivet har ansvaret for å registre og skanne alle mottatte henvendelser Ved usikkerhet om saksbehandler, velger arkivet øverste leder i etaten. Han/hun fordeler videre saksbehandler Saksansvarlig har ansvar for videre oppfølging av saken Saksbehandler skal sjekke opp om fullmakter er i orden Saksbehandler har ansvar for å rette forespørsel til ulike enheter som er nevnt i søknaden eller som er naturlig å lete etter dokumentasjon hos Enheter har ansvar for å sende kopi av dokumenter og opplysninger til saksansvarlig etter forespørsel så fort som mulig Saksbehandler har ansvar for å sende ut eventuelt foreløpig forvaltningssvar. Saksansvarlig har ansvaret for å sende svar til avsender Saksansvarlig har ansvar for å sende kopi av svaret til arkivering når svaret er sendt ut 3.0 Beskrivelse av gjennomføring Det opprettes ny sak for hver henvendelse. Arkivkode: 273 Sentralarkivet skanner og registrerer henvendelsen. Journalen og dokumentet skal unntas offentlighet Saksbehandler kontakter til ulike enheter som er nevnt i søknaden eller andre som er naturlig å lete etter dokumentasjon hos. Ved e - post må ikke sensitiv informasjon fremkomme. Enheter eller andre, som for eksempel barnevern, PPS, depotarkiv eller sentralarkiv tar kopi av dokumentasjon som er funnet og sender i internpost til saksbehandler innen fem dager fra forespørsel fra saksbehandler Dersom ingen informasjon blir funnet skal saksbehandler ha skriftlig beskjed om dette innen fem dager fra forespørsel fra saksbehandler Saksbehandler sender ut eventuelt foreløpig forvaltningssvar Saksbehandler skriver følgebrev og sender ut samlet dokumentasjon, eller brev om at vi ikke kan finne dokumentasjon til avsender Saksbehandler setter status på saken over fra B til AS når saken er ferdig behandlet.
- Ved innhenting av dokumentasjon må ingen sensitive opplysninger sendes i strid med Ås kommunes informasjonssikkerhetsplan.
- Saksmapper skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor enhetens administrasjonslokaler
- Ingen saksmapper må fjernes fra saksarkivet uten at utlån er registrert. Utlån gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånskort påført ansattes for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges i saksarkivet med informasjon om hvem som har lånt saken, og tas ut når saksmappen leveres tilbake
4.0 Bilder / illustrasjoner 5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler 6.0 Lovhjemler
- Arkivloven
- Forvaltningsloven
- Personopplysningsloven
- Offentlighetsloven
7.0 Kommunale styringsdokumenter
- Informasjonssikkerhetsplan
- Arkivplan
8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering 8.1 Registrering 8.2 Distribusjon Denne retningslinjen distribueres i KSS og arkivplanen 8.3. Arkivering Arkivplan |
