|
Rutinene gjelder for Sola kommune og de regnskap kommunen til enhver tid fører regnskap for (kommunale foretak, fellesråd/menighetsråd og evt. andre). Det har skjedd en overgang til lagring av regnskapsbilag elektronisk over flere år. Fra og med 2016 er dette innført fullstendig, med unntak av enkelte kontantoppgjør med store mengder bilag/utskrifter i ulike format. Dette betyr at ikke alle typer bilag nevnt i tabellen vil være å finne 5 år tilbake i tid i arkivet. Nå legges all nødvendig regnskapsdokumentasjon, bortsett fra enkelte kontantoppgjør, inn som elektroniske vedlegg til regnskapspostene i regnskapssystemet (Visma Enterprise). Dette betyr at ingenting lenger må oppbevares på papir. Vedleggene til regnskapspostene kan i prinsippet kasseres etter 5 år, men det vil ikke være praktisk å gjøre dette, så dette vil bli oppbevart lenger i regnskapssystemet enn loven krever.
| Type dokument/bilag
|
Arkiverings-/ sorteringsmåte
|
Kassasjon
|
|
|
|
|
| Hefter/bøker :
|
|
|
| Årsrapport / årsregnskap (innbundne hefter tom 2017, elektronisk fra 2018)
|
|
Nei (bevar)
|
| Handlings-/økonomiplan (innbundne hefter tom 2018, elektronisk fra 2019) *)
|
-
|
Nei (bevar)
|
| Budsjett (innbundne hefter tom 2018, elektronisk fra 2019) *)
|
-
|
Nei (bevar)
|
| Detaljregnskap (oppbevares kun i regnskapssystemet)
|
-
|
Nei (bevar)
|
|
|
|
|
| Bilag :
|
|
|
| Dokumentasjon av opprinnelig budsjett
|
-
|
5 år
|
| Dokumentasjon av budsjettreguleringer
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Skannede inngående fakturaer (PDF ligger vedlagt i regnskapssystem)
|
Numerisk pr. år
|
(Papir kasseres med en gang) 5 år
|
| Manuelt punchede fakturaer (PDF ligger vedlagt i regnskapssystem)
|
Numerisk pr. år
|
(Papir kasseres med en gang) 5 år
|
| Utgående fakturaer, journal/fakturagrunnlag/vedlegg (alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Utgående fakturaer, innbetalinger (OCR) (alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Utgående kreditnotaer, journal/grunnlag/vedlegg (alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Inkasso, innbetalinger (OCR) (alt ligger dokumentert i system, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Remitteringsforslag(alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Kronologisk pr. år
|
5 år
|
| Telebank-retur(alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Manuelt punchede hovedbokbilag (t.o.m. 2015)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Manuelt punchede hovedbokbilag (f.o.m. 2016) (alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Maskinelt innlest kassebilag (CSV-filer) (t.o.m. 2015)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Maskinelt innleste diverse bilag (CSV-filer) (t.o.m. 2015) (alt ligger dokumentert i regnskapssystem, ingenting på papir)
|
Numerisk pr. år
|
5 år
|
| Inn-/utlånsbilag
|
Numerisk pr. år
|
Nei (bevar)
|
| Div. kontantoppgjør (detaljer som ikke skannes)
|
Kronologisk pr. år
|
5 år
|
|
|
|
|
*) Gjelder både rådmannens forslag og politisk vedtatte planer/budsjett. |
