|
Føremål: Prosedyren skal sikre at mottakaren av brevet/dokumenta får det i hende. Den gjev bevis for innlevering og sikker utlevering. Omfang: Denne prosedyren gjeld all utgåande og inngåande post der mottakar må vise legitimasjon for å få brevet. Definisjonar: Rek – Rekomandert sending Ansvar og mynde: Rådmann og arkivet Handling: Rekommanderte brev inn til kommunen: For å hente rekommandert sending på posten må ein ha fullmakt frå rådmannen. Posten har skjema som vi fyller ut, og rådmannen godkjenner. Rekommanderte brev ut frå kommunen:
- Ved utsending av rekommandert post, skal ein bruke ei bok vi har på arkivet. Der fører ein opp dato, navn på mottakar, poststad og skriv ”Rek”
- Deretter klistrar vi på gulklisterlapp med nummer, som ei kvittering i boka, og kvit klisterlapp med samme nummer som gulklisterlapp på brevet.
- Mål brevet, om det går som små, store eller maxi på ein mal vi har i arkivet.
- Deretter stiller me inn frankeringsmaskina på rekommandert, og vel om det er små, store eller maxi.
- Ta med boka på posten, og få stempel i boka når brevet skal sendast.
- Rekommanderte brev kan vere maks 2 kg.
Ved rekommandert sending på nabovarsel er rutinane slik:
- Ta kopi av det utgåande brevet, og legg ved i alle konvoluttane med nabovarsel.
- Få liste med kvittering for nabovarsel, der alle namna står som det skal sendast til. På kvittering for nabovarsel skal ein klistre gul lapp på signaturen under navnet til den det gjeld, og kvit lapp på konvolutten.
- Deretter legg ein det utgåande brevet og nabovarslet til den det gjeld i konvolutten.
- Når det er gjort, frankerer ein alle breva på same måte som forklart før.
- Ta med breva på posten, pluss kvittering for nabovarsel. Der skal posten stemple kvitteringsarket.
- Ta kvittering for nabovarsel med tilbake og før det som vedlegg på det utgåande brevet. I tillegg skal kopi av sjølve nabovarslet og førast som vedlegg. Retur til saksbehandlar.
Tillegg:
Referansar/lovheimel: Vedlegg: |
