BegrepsavklaringerPedagogisk-psykologisk tjeneste forkortes PPT. Andre forkortelser som er brukt er BUP (Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk), IOP (individuell opplæringsplan) 5.5.1 ArkivbegrensningI henhold til arkivforskriftens skal følgende dokumentasjon innen PPT arkivbegrenses:
| Dokumenttype
|
Eksempel
|
| Høringer som ikke besvares
|
|
| Rundskriv som kommer inn til kommunen, skolen
|
|
| Konsepter, kladdenotater, utkast
|
|
| Reklame
|
|
| Trykksaker
|
|
5.5.2 Bevaring:I henhold til Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, § 7-28 skal følgende materiale bevares for område opplæring og oppvekst, PPT: Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene, jf. Opplæringslova kap. 13 Pedagogisk-psykologisk tjeneste
- Årsplan, årsmelding
- Systemarbeid, testverktøy, metoder og maler
- Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:
Utredninger og sakkyndige vurderinger nødvendig for at kommune, fylkeskommune eller skole kan fatte vedtak etter opplæringslova kap. 4A og 5 Dette innebærer følgende dokumentasjon:
| Dokumenttype
|
Lovverk
|
Merknad
|
| Generell dokumentasjon som årsbudsjett og andre styringsdokument
|
Riksarkivarens forskrift § 7-25 nr. 1 bokstav a)
|
Se også under økonomi og virksomhetsstyring
|
| Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom avdelinger
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28 nr. 1
|
Jf. Opplæringsloven kap. 13
|
| Årsplaner og årsmeldinger (driftsrapport)
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav a) 7b
|
Bevaringspåbud – arkivforskriften § 3- 20
|
| Systemarbeid, testverktøy, metoder og maler
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav b)
|
|
| Samarbeidsprosjekt med Statped, logopednettverk, PP-ledere (avtale, referat)
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav b)
|
|
| Basisgruppemøter med skuler og barnehager
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav b)
|
|
| Rettleder, kursdokumentasjon – egenprodusert
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav b)
|
Systemarbeid
|
| Henvisning til PPT (avslag, vedtak)
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
Dokumenterer årsak, tidspunkt og hvem som har henvist.
|
| Notat fra inntaksvurdering
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| Referat fra inntakssamtale
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) 7b
|
|
| Sakkyndig vurdering
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) 7c
|
|
| Logopedrapport
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c) 7c
|
|
| Årsrapport/halvårsrapport spesialundervisning
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| Utredningsrapport
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| Kartlegging/testing
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
Utredning, testresultat må bevares
|
| Dokumentasjon på dysleksi
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| IOP
|
Mulig grunnlag for erstatning Merbevaring
|
Skal bevares i elevmappe. Merbevaring for å se helhet i mappa
|
| Referat fra samarbeidsmøter (skole, barnehage, BUP, helsestasjon, barnevern, NAV og lignende
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| Referat fra basisgruppemøter, ansvarsgruppemøter, foreldresamtaler
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| Epikriser, notat fra spesialpolitiklinikk, utredningsrapporter (utredninger fra andre instanser)
|
Riksarkivarens forskrift § 7-28, nr. 7 bokstav c)
|
|
| Bekymringsmelding – innhenting av opplysninger fra barnevern. Uttalelser til barnehage, skole og barnevern
|
Merbevaring, mulig grunnlag for erstatning
|
Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev
|
| Samtykkeerklæring
|
Merbevaring, mulig grunnlag for erstatning
|
Samtykke til at PPT kan drøfte, samarbeide med andre instanser. Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev
|
| Viderehenvisning
|
Mulig grunnlag for erstatning
|
Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev
|
| Innsynskrav i PPT-mappe (utlevering av saksopplysninger
|
|
Innsynskrav som fører til omfattende drøfting bevares
|
| Journalnotater
|
Mulig grunnlag for erstatning
|
Bevares, dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev. Papirarkiv tar utskrift av elektronisk journal til mappe
|
| Korrespondanse med andre instanser (samarbeidsavtaler)
|
Mulig grunnlag for erstatning
|
Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev
|
| Korrespondanse om opp til videregående skole
|
Mulig grunnlag for erstatning
|
Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev
|
| Avslutning av sak
|
Mulig grunnlag for erstatning
|
Dokumenterer hva PPT har foretatt seg med den enkelte klient/elev
|
5.5.3 KassasjonI henhold til arkivforskriften skal det utarbeides kassasjonsfrister for materiale som ikke må bevares. Med kassasjonsfrist menes dokumentenes oppbevaringstid etter at de er skapt. Følgende materiale fra PPT kan kasseres:
| Dokumenttype
|
Kasseres etter antall år
|
Merknad
|
| Innsyn i mappe
|
3
|
Se også egne bestemmelser om arkiv. Innsynsbegjæringer som fører til omfattende drøfting og særskilt begrunnelse bevart. Resten kasseres
|
| Flyttemeldinger
|
|
Kortvarig verdi, grunnlagsdokument for avslutning av sak i kommunen
|
|
