RUTINER FOR BRUK OG BEHANDLING AV E-POST

E-postmottaket

Krav til e-postmottaket:
Sola kommune har en offisiell e-postadresse som er epost@sola.kommune.no
På brev (maler), visittkort, brosjyrer og lignende, skal Sola kommunes offisielle e-postadresse benyttes. Der personlig e-postadresse benyttes på visittkort skal den stå etter den offisielle e-postadressen.

Den enkelte virksomhet må legge ut informasjon på sine hjemmesider om:
• Krav til formater på e-postforsendelser
• Eventuelle henstillinger / oppfordringer til publikum (for eksempel om ikke å sende formelle henvendelser i saker som e-post).

Mottak av e-post

• Saksbehandlere eller andre som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn epost@sola.kommune.no må selv sørge for at forsendelsen sendes videre til offisielle e-postmottak eller registreres i saksbehandlersystemet via Websak Fokus pluggin i Outlook.
• Mottar virksomheten e-post som skal registreres i andre fagsystemer, oversendes den via e-post til epost@sola.kommune.no
• Dersom det i medhold av lov stilles krav om underskrift, skal e-post avvises (eventuelt journalføres når det framkommer at papirversjon blir ettersendt med post).

Utsendelse av e-post

• E-postforsendelse som ut fra sitt innhold må betegnes som arkivverdig dokumentasjon, skal skrives i saksbehandlersystemet Websak og ekspederes fra programmet når ferdigstilt (status F)
• Saksbehandler skal ikke sende arkivverdig e-post fra sin egen personlige e-postadresse.
• Personlig e-post inneholder ingen referanse til avsenders tilknytning til Sola kommune, og derfor bør unngås.

Arkivtjenesten journalfører og arkivbehandler forsendelsen etter beskrivelser i gjeldende postbehandlingsrutiner.
Dersom en utsendt e-post etterfølges av signert papirversjon i ordinær post, må dokumentsenteret få melding om dette for registrering i journalen.

Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post til eksterne parter/mottakere

• Dette gjelder både melding og eventuelle vedlegg.
• Dokument som er / kan unntas fra offentlighet bør ikke sendes som vanlig e-post.
• Dokumenter som det skal sendes til eksterne mottakere ved bruk av SvarUt funksjonalitet.

Kopier av dokument fra saksbehandlersystemet kan bare sendes mellom virksomheter og til eksterne brukere, for eksempel som vedlegg til e-postmeldinger, dersom de er ferdigbehandlet (Status = F eller E , alternativt er journalført av sentralarkivet (Status = J) det vil si, at de er underskrevet og journalført.

E-post skal ikke sendes til eksterne brukere dersom det er lovkrav til skriftlighet (for eksempel forhåndsvarsel etter Forvaltningslovens §16).