Det er journalen som er innfallsporten til forvaltningens dokumenter, og alle har krav på å få se den offentlige utgave av journalen. Den offentlige journalen skal derfor tilfredsstille kravene om offentlighet samtidig som opplysninger unntatt offentlighet skal være skjermet. En sak, eller dokument bør vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn.

Offentlighetsprinsippet

Både postjournaler og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jfr. offentleglova § 3.

Rutiner for publisering av postjournal

For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til behandling, legger Strand kommune ut offentlig journal med 2 dagers forsinkelse på sine nettsider.

Før utlegging av offentlig journal, kvalitetssikrer arkivtjenesten aktuelle journalposter.

Tilgang til dokumenter

Publikum kan få innsyn i offentlig journal ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste. Velg ønsket dato og klikk på dokumentet som det ønskes innsyn i. Ved å følge linken "Be om innsyn" får du opp et bilde hvor du fyller ut navn og adresse og bestillingen blir effektuert. Forespørsel om innsyn kommer inn til postmottaket og behandles daglig.

For de som ikke har tilgang til e-post, kan det gjøres henvendelse enten pr telefon eller skriftlig pr brev, eventuelt ved personlig frammøte. Henvendelsen må inneholde dato og beskrivelse av hva en ønsker.

Forespørsel om innsyn skal besvares daglig og senest innen 5 dager fra mottatt innsynsforespørsel. Hvis ikke fristen overholdes er innsynsforespørsel å anse som avslått og eventuell klage vil gå til Fylkesmannen.

 Tilgang til politiske saksdokumenter/møteprotokoller

Politiske saksdokumenter finnes elektronisk på kommunens nettside. Publikum kan få innsyn ved å følge linken til møteplan politiske møter. Klikk på møtedato for ønsket utvalg.

Rutine for behandling av innsyn i dokumenter fra postlisten

Innsynsbestillinger skal ikke journalføres i sak-/arkivsystemet.  Den som mottar bestillingen bruker funksjonen "Send til" på aktuell journalpost i sak-/arkivsystemet og sender dokument med eventuelle vedlegg til kunden som epost. Forsendelsen logges i journalposten. Dersom det er usikkerhet vedr. behandlingen av innsynsbestillingen videresender postmottaket bestillingen til aktuell saksbehandler. Dersom saksbehandler ikke er tilstede videresendes bestillingen til arkivleder eller arkivar.

Merk: Husk å sjekke om det finnes opplysninger i dokument og eventuelle vedlegg som er unntatt offentligheten.